Cara Mengurutkan Data Di Excel

Cara Mengurutkan Data Di Excel Menjadi Rapi Dan Mudah Dibaca

Cara Mengurutkan Data Di Excel – Menyederhanakan data di Excel diperlukan agar mudah dibaca oleh seseorang. Untuk melakukannya, kamu sebaiknya mempelajari cara mengurutkan data di excel dengan benar.

Pengurutan atau sortasi data ini sudah disediakan oleh program komputer Bernama Microsoft Excel. Kamu hanya perlu memahami bagaimana cara memaksimalkan fitur di dalamnya. Terutama sortasi atau pengurutan data.

Alasannya, pengurutan ini memungkinkan data dapat disederhanakan. Tampilannya akan lebih rapi. Tentunya, kamu dapat membaca data sekaligus memahaminya tanpa kesulitan.

Jenis Data yang Disortasi

Jika kamu bekerja di bagian administrasi, kamu akan dihadapkan pada sejumlah data besar. Kamu pun diminta untuk mengolahnya agar mudah dipahami. Salah satunya ialah mengurutkan data tersebut.

Lantas, apa saja jenis sortasi/pengurutan yang berhubungan dengan data di Excel? Secara umum, ada beberapa jenis yang sering diurutkan oleh seseorang.

Sortasi pertama berkaitan dengan angka. Biasanya, data yang sudah terkumpul ini akan diurutkan sesuai bilangan terkecil hingga terbesar. Begitu pun sebaliknya, tergantung pada perintahnya.

Sortasi kedua berhubungan langsung dengan teks. Formatnya biasnya dari teks A ke Z. Ini memungkinkan kamu dapat mengetahui teks apa saja yang terlihat paling menonjol.

Kemudian urutan ketiga berkaitan dengan format tanggal dan waktu. Biasanya, cara mengurutkan data di excel ini merujuk pada format tanggal terlama ke tanggal terbaru. Dengan begitu, seseorang pun dapat lebih mudah untuk menemukan informasinya.

Sementara sortasi keempat berhubungan langsung dengan format sel. Isinya bisa berupa warna font hingga fill background. Ketika diurutkan, data yang tampil akan tampak lebih rapi dibanding sebelumnya.

Langkah Mengurutkan Data Excel

Cara Mengurutkan Data Di Excel
Cara Mengurutkan Data Di Excel

Ada beberapa langkah yang perlu kamu lalui ketika menerapkan cara mengurutkan data di excel. Secara umum, langkahnya sebagai berikut ini.

Sorot Data di Excel

Tahapan paling dasar, kamu perlu klik dan drag dengan kursor untuk memilih cell yang ingin diurutkan. Kamu bebas memilihnya. Yang terpenting, itu sesuai dengan keinginanmu.

Contohnya memilih kolom saja atau memilih kolom dan baris.

Sesuaikan sendiri dengan keinginanmu. Tentunya dengan catatan bahwa kamu memang ingin merapikan data tersebut.

Buka Menu Data

Setelah memilih kolom mau pun baris, saatnya kamu menggunakan menu untuk mengurutkannya. Menu ini berada di ribbon. Namanya adalah Data. Buka menu tersebut supaya fungsi sortasi dapat dijalankan.

Baca juga : Cara Mengembalikan File Yang Terhapus Di Laptop

Pilih Sort & Filter

Fitur sort & filter ini berada dalam menu Data. Fitur inilah yang akan digunakan untuk mewujudkan keinginanmu.

Di dalam fitur ini, ada sejumlah tombol yang dapat kamu gunakan untuk menata data. Mulai dari menentukan cell yang disortasi hingga memerintahkan Excel untuk menyusun data dari A ke Z.

Kamu cukup memilih jenis pengurutan yang diinginkan. Nantinya, kamu akan menjumpai tampilan data yang lebih mudah terbaca.

Konfirmasi

Langkah terakhirnya adalah mengonfirmasi pengaturan. Kamu cukup menekan OK pada jendela sort. Hasilnya, tampilan data berubah menjadi urut sesuai dengan perintah yang kamu jalankan sebelumnya.

Kondisi Khusus Ketika Menyortir Data di Excel

Sewaktu mempraktikkan cara mengurutkan data di excel, kamu mungkin menjumpai sebuah peringatan. Peringatan ini sebenarnya memberitahu pada user jika ada sbagian range data yang tidak masuk dalam seleksi.

Sistem pun menganggap jika sebagian kolom yang tidak terseleksi ada keterkaitan satu sama lain. Makanya, muncul sebuah peringatan supaya kamu lebih berhati-hati dalam mengolahnya.

Apabila kondisi ini tidak dicermati dengan betul, ini bisa menjadi masalah serius. Risikonya, data yang tampil menjadi berantakan. Kamu pun akan mengalami kesulitan dalam mengembalikannya.

Kuncinya, perhatikan secara cermat data yang ingin diolah. Bila kondisinya menyebabkan sajian data berantakan, kamu sebaiknya membatalkan pengurutannya.

Apabila memungkinkan, kamu juga dapat memilih opsi Expand the Selection. Opsi ini digunakan untuk memperlebar tabel pengurutan. Jadi, kolom yang dinilai berkaitan oleh sistem akan dimasukkan dalam seleksi.

Berbeda jika kamu memang meyakini bahwa kolom yang ditandai merupakan pilihan untuk diurutkan, kamu tinggal memilih opsi Continue With Current Selections. Tinggal tekan tombol Sort.

Apabila datanya menjadi berantakan, kamu bisa melakukan undo ke pengaturan awal. Dengan begitu, kamu masih bisa memperbaiki kesalahan yang dilakukan sebelumnya.

Proses Mengurutkan Data Angka, Teks Hingga Tanggal & Waktu di Excel

Kebanyakan data di Excel berkaitan dengan angka, teks, tanggal serta waktu. Data inilah yang disederhanakan dalam sortasi. Untuk cara mengurutkan data di excel tersebut, mari lihat proses pengolahannya berikut.

  • Langkah Mengurutkan Data Angka

Pada sajian data, kamu mungkin diminta untuk mengurutkan data angka dari yang terbesar ke data angka terkecil. Bisa juga sebaliknya supaya pembacaan data lebih mudah.

Jika ini masalahnya, solusinya bisa dimulai dengan menyisipkan satu buah kolom tambahan. Isilah kolom tersebut dengan nomor urut. Tujuannya supaya mudah dikembalikan.

Baca juga : Cara Download Video Di Instagram

Setelah itu, pilih kolom yang isinya berupa angka. Kalau sudah, tekan menu Data pada ribbon excel.

Langkah selanjutnya adalah memilih jenis sortasi. Bila kamu menginginkan angka yang urut dari besar ke kecil, pilih Sort Largest to Smallest. Kalau kebalikannya, cukup tekan Sort Smallest to Largest.

Hasilnya, range angka dalam kolom yang terseleksi akan berubah. Yakni, datanya menjadi urut sehingga mempermudah seseorang untuk memahaminya.

  • Langkah Mengurutkan Data Teks

Sebenarnya, cara mengurutkan data di excel ini sama saja dengan metode sebelumnya. Hanya saja, datanya yang berbeda.

Jika sebelumnya berkaitan dengan angka, maka data untuk teks ini berkaitan dengan tulisan. Contohnya adalah nama seseorang, perusahaan atau pun alamat dan nama barang.

Pengurutan teks ini memungkinkan data yang tersaji lebih terorganisir. Kamu akan melihat data dari nama kota berada di urutan sesuai alphabet. Jadi, cukup mudah bagi kamu untuk menemukan data dari kota tertentu.

Mengenai langkah sortasinya, kamu cukup memilih cell berisi nama. Entah itu kota atau nama lainnya.

Lanjutkan dengan menekan tab Data, lanta klik perintah seperti Sort A to Z. Artinya, data yang tampil nantinya berurutan sesuai abjad A sampai Z.

Sebaliknya jika kamu ingin menampilkan data dari Z ke A dari teks tersebut, kamu tinggal pilih sort Z to A.

  • Langkah Mengurutkan Data Tanggal dan Waktu

Cara mengurutkan data di Excel ini pun cukup sering digunakan. Terlebih bagi kamu yang ingin mengetahui laporan tentang data penjualan harian di tiap bulan.

Kamu cukup mengurutkan tanggal dan waktunya. Ini bisa kamu lakukan dengan memilih Cell yang berisi tanggal.

Seperti sebelumnya, tekan tab Data dan jalankan perintah Sort. Kalau ingin mengurutkan dari tanggal terlama ke baru, maka perintahnya adalah Sort Oldest to Newest. Kebalikannya adalah Sort Newest to Oldest.

Kamu bisa menerapkan cara mengurutkan data di excel lebih cepat jika sering melatihnya. Kamu harus terbiasa dengan data jika menginginkan bekerja di bidang administrasi. Dengan latih berlatih, kemampuan untuk menyajikan data dengan rapi akan meningkat.

5/5 - (1 vote)

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.

Scroll to Top